.

برای برون سپاری چه اقداماتی لازم است ؟

در بسیاری از سازمانها مشاهده شده علاوه بر آنکه مشکل شناخت مفاهیم و مبانی برون سپاری وجود دارد بلکه اجرای آن بصورت سعی و خطا و بدون اتخاذ یک روش علمی و سیستماتیک صورت پذیرفته است حال آنکه سازمانی که قصد دریافت مؤثر خدمات برون سپاری را دارد نیازمند وجود استراتژیها و زیرساختهای لازم و اتخاذ یک رویکرد علمی و جامع برای پیاده سازی برون سپاری می باشد . ذیلا به بخش عمده ای از عوامل زیرساختی و مراحل اجرای آن اشاره می شود (داور پناه ،۱۳۸۵، ۳)^۳.

۱ – شبکه شدن تولید : پیش زمینه برون سپاری شبکه ای یا فرآیندی شدن تولید است . جهت برون سپاری ابتدا باید شرکت بداند برای تولید چه فعالیتهایی دارد تا بتواند تصمیم بگیرد چه فعالیتی را برون سپاری کند و چه فعالیتی را خود انجام دهد .در این مرحله شرح خدمات و شناسنامه فعالیتها بطور شفاف و استاندارد تعریف می شوند . همچنین استانداردهای فنی به زبان و اصطلاحات قانونی و قراردادی تبدیل می گردند و شاخص های تحویل گیری کار نیز مشخص می شوند .

۲ – انتخاب فعالیتهای قابل برون سپاری ( متدلوژی برون سپاری ) : مسئله ای که مدیران ارشد با آن مواجه هستند استفاده ار برون سپاری نیست بلکه تعیین فعالیتی است که باید برون سپاری شود . در این مرحله باید دانست برون سپاری هر فعالیتی تا چه میزان سازمان را در رسیدن به هدف یاری می کند ؟ فرصتها و تهدیدها کدامند و تاثیرات آن ( برون سپاری ) بر منابع انسانی و روشها و هزینه ها و … چیست ؟ برای این منظور بهتر است چارچوب منطقی و مدل مفهومی و سیستمی طرح گردد که در آن متغیرهای موثر در تصمیم گیری برون سپاری و جهت روابط این متغیرها مشخص گردیده و نتیجه آن انتخاب فعالیت قابل برون سپاری باشد . در این راستا نقش مشاوران مدیریت برای انجام درست پروژه های برون سپاری براساس نگرشی علمی ، کلیدی و حیاتی است . با نگرش علمی سازمان حتی می تواند فعالیت اصلی خود را برون سپاری کند در صورتیکه ساز و کار کنترلی بر روی فعالیت اصلی را همچنان حفظ نماید . همچنین تشخیص ریسک های کسب و کار مانند تفاوتهای فرهنگی سازمانها یا ریسک در برابر عدم تحویل به موقع خدمت یا عدم کیفیت مورد انتظار و محدودیت در انتخاب پیمانکار جایگزین عواملی مهم در ارزیابی فعالیتها جهت برون سپاری می باشند .

۳ – حسابداری برون سپاری[۱]  : مهمترین انگیزه در میز مذاکره قیمت است .   در صورت مبهم بودن قیمت تمام شده هر دو طرف ضرر می کنند . قیمت معامله باید بنحوی باشد که هر دو طرف بشکل برد – برد در کنار هم قرار گیرند . ضمن آنکه در یک موقعیت رقابتی انتخاب تامین کننده براساس قیمت صورت می گیرد .تعیین چنین قیمتی مستلزم سیستم حسابداری قیمت تمام شده برای هر فعالیت است .ارزیابی اثربخشی فعالیتهای برون سپاری شده بر اهداف مالی مانند کاهش هزینه ها یا سرعت بازگشت سرمایه نیز با اعمال اینگونه سیستم حسابداری ممکن است .

۴ - انتخاب ارائه دهندگان خدمت : برگزاری مناقصه ، شناسایی و انتخاب ارائه دهنده فعالیت قدم بعدی است . در این مرحله تهیه شرایط مناسب درخواست پیشنهاد  [۲] و درخواست اطلاعات پیمانکاران[۳] و اعلام آن به ارائه کنندگان محصول یا خدمت ، دسترسی به ارائه دهندگان حرفه ای و باتجربه ( دارای صلاحیت ) و ارزیابی اولیه آنان اموری مهم برای یک برون سپاری مناسب به شمار می روند. در این مرحله پیشنهاد می شود تیم ارزیابی طرحهای پیشنهادی با شناسنامه فعالیت و شرح خدمات تشکیل گردد

اضافه می گردد ارتباط مابین این شرکتها از طریق قرارداد و نظارت برقرار می گردد . قراردادها باید شفاف و  با رعایت حقوق  دو طرف و پس از مذاکره و کسب توافق بسته شوند . با امضای یک قرارداد در حقیقت یک رابطه ی همکاری با کارفرماهای دیگر بوجود آمده است و این یک تعهد کامل دوطرفه است . در برون سپاری شرکتهای طرف قرارداد همکاران پاره وقت یکدیگرند .

۵– پایش عملکرد و سیستم های کنترلی یکپارچه  - با رویکرد  IT[4]: سازمانهایی که اقدام به برون سپاری می نمایند بواقع یک شبکه تعامل با یکدیگر ایجاد می کنند . این شبکه و زنجیره تولید نهایتا منجر به تحقق اهدافی مانند کاهش هزینه ، بهبود کیفیت محصولات ،  ارتقای مهارتها و یا کاهش زمان تولید می گردد . پس از قرارداد نظارت و کنترل عملیات سازمانها نقش حیاتی دارد و این نیازمند وجود یک برنامه جامع و منسجم ارتباطاتی ، نظارتی و ارزیابی بر اساس شاخص های تحویل ، توافقات بعمل آمده و اهداف اشاره شده است .

[۱]- Outsourcing Accounting

[۲]- Request for proposal(RFP)

[۳]- Request for Information (RFI)

[۴]- Information technology

سوالات یا اهداف پایان نامه :

۱پرسش های تحقیق

پرسش اصلی : آیا بهای تمام شده خدمات بعد از برون سپاری فعالیتها کمتر از بهای تمام شده خدمات قبل از برون سپاری فعالیتها است .

پرسش های  فرعی :

• آیا سهم هزینه حقوق ودستمزد از بهای تمام شده خدمات قبل از برون سپاری فعالیتها بیش از سهم هزینه حقوق ودستمزد از بهای تمام شده خدمات پس از برون سپاری فعالیتها است ؟
• آیا سهم هزینه تعمیرات ونگهداری از بهای تمام شده خدمات قبل از برون سپاری فعالیتها بیش از سهم هزینه تعمیرات ونگهداری از بهای تمام شده خدمات پس از برون سپاری فعالیتها است ؟
• آیا سهم هزینه خدمات قرارداری از بهای تمام شده خدمات قبل از برون سپاری فعالیتها کمتر از سهم هزینه خدمات قراردادی از بهای تمام شده خدمات پس از برون سپاری فعالیتها است؟

۶-۱اهداف تحقیق

هدف از انجام این تحقیق بررسی سهم اجزای تشکیل دهنده بهای تمام شده خدمات قبل و بعد از برون سپاری فعالیتها به بخش خصوصی در جهت کاهش هزینه ها و تصمیم گیری مدیران برای اینکه برون سپاری انجام شود یا خیر .